lunes, 30 de julio de 2012

¿Cómo redactar correos electrónicos más eficientes y eficaces?


El correo electrónico se ha convertido en un elemento de comunicación básico en el trabajo.

Los correos electrónicos combinan las ventajas de una carta tradicional con lo instantáneo de una llamada. Se pueden guardar, leer cuando uno quiera o pueda, se pueden enviar y recibir en el móvil y la transmisión es casi inmediata. Lo que dices por email queda por escrito, para que lo puedas volver a consultar, y te permiten adjuntar fotos, informes y facturas.

Un correo electrónico correctamente redactado y estructurado puede ser muy eficaz y productivo. Pero por desgracia no siempre es así. A veces, muchas más veces de las que nos gustaría, los correos electrónicos que enviamos o recibimos desinforman más que informan, se necesitan aclaraciones adicionales o incluso generan malentendidos.

Un correo electrónico puede informar, pero también puede desinformar.

¿Qué podemos hacer para que nuestros correos sean más eficaces?

Katie Marston nos ofrece en www.personalbrandingblog.com una serie de pautas para lograr que nuestros correos electrónicos sean más eficientes y generen un impacto positivo en el receptor.

Para ello lo primero es conocer a nuestro destinatario y ponernos en su lugar. A nadie le gusta perder el tiempo leyendo correos largos, tediosos y confusos. No menosprecies el tiempo de tu receptor. Sé claro y directo. No basta con que tu correo esté correctamente redactado, debe estar también claramente estructurado.

 “La clave para escribir un correo electrónico de éxito es que sea breve, al grano, y dividido en áreas clave para llamar la atención del lector y mantener el enfoque (y su atención).”
Katie Marston

Brevedad: un mensaje simple y breve siempre es más eficaz

"No he tenido tiempo de escribir una carta breve, así que te escribo una larga."
Mark Twain

Cuando se trata de conseguir una comunicación efectiva, como dice Frank Luntz, “lo pequeño gana a lo grande, lo corto a lo largo y lo sencillo a lo complejo. Y, a veces, lo visual gana a todo lo anterior”.

Si tu correo no puede ser breve y conciso, porque tienes muchas cosas que contar, quizás es que el correo electrónico no sea el medio más apropiado para comunicar toda esa información.

La gente se pierde cuando tiene que leer un correo largo. No es fácil captar la atención con un correo, y menos si ese correo se lee a través de un dispositivo móvil, lo que cada vez es más habitual.

Quizás debas pensar en redactar un documento adjunto, a incluir en tu correo a modo de informe, para que pueda ser leído después con más calma. El correo debe ser una simple nota presentando tu informe, su objetivo y lo que esperas de tu destinatario.

También puedes optar por reunirte con tu destinatario. Programa una reunión para poder compartir con calma toda esa información. En este caso el correo puede ser un buen medio para presentar, sólo presentar, los puntos a tratar en esa reunión.

Estructura: un párrafo para cada intención

Un correo electrónico eficaz debe dividirse en las siguientes áreas (o párrafos):

  • Introducción: en el principio era la palabra. Sé breve, pero dedica unas palabras para el saludo de rigor o una presentación, en el caso de que sea la primera vez que te diriges a tu destinatario.
  • El propósito: ¿por qué debes leer mi correo y no mandarlo directamente a la papelera? Si vas a robarle unos minutos a tu destinatario, cuanto antes sepa por qué, más receptivo se mostrará a tus propuestas.
  • Las claves del correo: frases claras y directas, argumentos persuasivos que expliquen o desarrollan el propósito presentado en el párrafo anterior.
  • Las líneas de acción a desarrollar: ¿qué esperas del destinatario? Como siempre, sé claro y directo, que todo quede por escrito, y no te olvides de establecer plazos (fechas y horas).
  • El cierre afirmativo: un cierre en términos de punto y seguido, no de punto y final. No termines con un “llámeme cuando pueda”, o “llámeme si le interesa”. Emplea mejor una afirmación más concreta y directa para mostrar tu plan de seguimiento de los puntos clave del correo: “Le llamaré (o llámeme) esta semana para hacer un seguimiento de estas ideas (temas) y comentarlas”



El detalle final: no te olvides de la firma

Katie Marston termina su artículo recordándonos algo evidente, pero que a muchos se les olvida a la hora de terminar un correo electrónico. Incluye siempre una firma, incluso si se trata de una respuesta. Termina tu correo con tu nombre, titulación y puesto, la información de contacto y el logotipo de tu empresa. Si tienes un lema que te identifique, inclúyelo para reforzar tu marca personal.

Y antes de mandar un correo, vuelve a leerlo.

Lo importante no es lo digas, sino lo que la gente entiende; por lo que hay que esforzarse para que la gente acabe entendiendo justo lo que pretendemos decir.
Para evitar malentendidos que hagan perder el tiempo a tu destinatario, que precisen aclaraciones, que te obliguen a escribir segundos correos o incluso a atender una llamada con explicaciones adicionales, lo mejor es volver a leer tu correo antes de enviarlo. Y trata de releerlo desde la mente de tu receptor, ponte en su lugar.

La conversación sigue en Twitter (@postEconomia).

Si te ha parecido interesante esta idea ayúdame a compartirla en las Redes Sociales. Muchas gracias por tu colaboración, por tu atención y por tus comentarios.

3 comentarios:

  1. Por lo que leo en esta entrada acabo de suspender en la asignatura "correo electrónico".
    No cumplo ni una recomendación.
    A ver si en septiembre recupero.

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    1. Este comentario ha sido eliminado por el autor.

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    2. Muchas gracias por tu interés... Después de esto en septiembre vas a por nota!
      Un saludo

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